Elseaz.cz > Blog > Time Management aneb Pracovat hodně není totéž jako pracovat efektivně

Time Management aneb Pracovat hodně není totéž jako pracovat efektivně

Současné pracovní prostředí se vyznačuje tím, že je na nás kladeno čím dál více požadavků. Předpokládá se, že činnosti, které děláme již delší dobu, budeme schopni dělat stále rychleji, obratem si osvojíme aktivity, které jsou pro nás nové a celkově budeme zvládat více za kratší dobu. Tento požadavek platí trvale. Bylo by naivní domnívat se, že v jiné firmě nebo v jiném oboru je to lepší a že tento nekonečný tlak na zvýšení efektivnosti je jen u nás. Všechny firmy, které se chtějí udržet ve světě byznysu, jsou vystaveny stejně náročným podmínkám – zákazníci chtějí získat lepší služby rychleji, levněji a ve vynikající kvalitě. Vzniká rozpor mezi časem, kvalitou a náklady. Nebyl by problém dělat všechny činnosti perfektně, kdybychom na ně měli nekonečně času a zdrojů. Nebyl by problém udělat vše rychle a levně, kdyby nebyla důležitá kvalita. Zjednodušený závěr by mohl být takový, že nároky jsou tak velké, že jim prostě nelze vyhovět. Pravda je taková, že existují lidé, kteří svoji práci zvládají úspěšně a  lidé, kteří jsou stále ve stresu a stále jim unikají některé podstatné momenty jejich práce. Rozdíl není v náplni práce, ale pouze ve schopnosti jednotlivce zorganizovat se, dívat se na svoje působení na pracovišti věcně a pravidelně hledat možnosti zlepšení.

Jedním z důvodů proč nevyužíváme čas maximálně efektivně je to, že člověk, který je vtažený do firemního dění a který se pohybuje ve svých stereotypech, často ztrácí schopnost vidět svoje působení, svoje nakládání s časem kriticky. Má pocit, že tak jak on(a) to dělá, je ten jediný možný a nejefektivnější způsob. Ocitneme-li se na cizím pracovišti, v jiné firmě, kde nejsme vtaženi emočně ani jinak do dění, někdy přímo žasneme, jak rozmařile lze s časem nakládat. Namátkou: člověk, který si nejvíce stěžuje na nedostatek času stráví 20 minut dohadováním s kolegy o tom „kdo z nich měl pravdu“, přičemž se octne úplně mimo otázka „jak co nejrychleji vyřešit vzniklý problém?“; lidé přijdou nepřipraveni na poradu a jsou překvapeni, že se na poradě nedošlo k nějakým věcným závěrům; manažer deleguje méně než by bylo vhodné a podivuje se, proč má pořád tolik práce a proč se jeho lidé nedokáží naučit nové věci; to, co by bylo možno vyřešit během 30 sekundového rozhovoru osobně řeší 2 kolegové mailem půl dne, přičemž na napsání mailů, které vyjasňují jednotlivé aspekty řešeného problému stráví každá strana 20 minut.

Návodů, jak lépe využít čas je mnoho, ale není snadné je zavést do praxe. Např. doporučení „přidělte činnostem priority a jednejte podle nich“ zní rozhodně logicky. Ale jak definovat co má vyšší prioritu, když důležité je všechno, co děláme a to, co se nám důležité nezdá, musíme stejně udělat? Jedinou známou cestou jak dokázat, abychom náš čas využívali stále maximálně efektivně, je podívat se na svoji práci s jistým odstupem, probrat činnosti, které vykonáváme a způsoby, jak věci řešíme naprosto věcně, rozhodnout se, co budeme dělat jinak a rozhodnutí zrealizovat. Otevřenost ke změnám myšlení a vlastního konání je tou nejdůležitější podmínkou. To je na tom právě tak obtížné. Toto přehodnocování je třeba provádět pravidelně. Je velice pravděpodobné, že to, co bylo před rokem skvělé, je dnes sotva průměr. Protože oproti loňskému roku jsme se v mnoha věcech zdokonalili, získali jiné spolupracovníky (s jinými znalostmi a schopnostmi), máme k dispozici dokonalejší technické zázemí, firma má lepší know-how, trh se mírně posunul, zákazníci „slyší“ na jiné věci atd.

Negativní (možná spíše depresivní) na celé věci je to, že Time Management je třeba zlepšovat neustále. Pozitivní aspekt je ten, že odměna je zřejmá – méně stresu, více času věnovaného smysluplným činnostem a především pocit, že máme svůj život a „svůj“ čas více pod kontrolou.

Další článek o Time Managementu je na http://www.elseaz.cz/clanky/co-udelat-pro-to-aby-nas-nas-time-management-neohrozoval/                                     

 Zuzana Osininová

Kurzy související s tímto tématem: